La facturation électronique en Estonie

Mise à jour du 3 juin 2024

État de la facturation électronique en Estonie

La facturation électronique B2G est obligatoire en Estonie depuis juillet 2019. La loi sur la comptabilité (the Accounting Act) stipule que les factures électroniques sont obligatoires lors du transfert de biens ou de services à une entité comptable du secteur public. La loi impose également l'utilisation de formats spécifiques, soit la norme estonienne (norme nationale basée sur XML), soit la norme européenne sur la facturation électronique.

La facturation électronique B2G en Estonie

Le gouvernement estonien ne mandate ni ne recommande aucun fournisseur de services de facturation électronique. Une déclaration du ministère des finances souligne que les opérateurs économiques sont libres de choisir leurs solutions de facturation électronique. Toutefois, le Ministère des Finances et la Commission Européenne ont convenu que les entreprises pouvaient utiliser gratuitement e-Financials.

e-Financials, un logiciel de comptabilité automatisé proposé par le RIK (une agence d'État dépendant du ministère estonien de la justice), vise à aider les entrepreneurs à organiser leur comptabilité et à générer des factures électroniques. Les entreprises qui utilisent e-Financials peuvent le faire gratuitement dans le cas où les entreprises l’utilisent pour envoyer des factures électroniques au secteur public. Toutes les entités qui facturent par voie électronique sont enregistrées dans le RIK, qui gère toutes les informations nécessaires à la transmission des factures électroniques aux entreprises et institutions enregistrées.

L'approche de l'Estonie : Plateforme et solutions de gestion

L'Estonie a choisi de traiter les factures électroniques de manière décentralisée, ce qui signifie que les autorités contractantes du secteur public reçoivent les factures électroniques individuellement et non par l'intermédiaire d'une plateforme centrale. Par conséquent, il existe plusieurs prestataires de services privés qui offrent des services d'échange de factures électroniques. Dans le secteur privé, les entreprises ont le choix entre plusieurs fournisseurs de services : Billberry, E-arveldaja, Finbite, Telema et Unifiedpost.

Tous ces fournisseurs sont liés par des accords qui permettent d'envoyer des factures électroniques d'un logiciel de comptabilité ou d'une solution ERP d'un opérateur vers le logiciel d'un autre. A l'heure actuelle, il n'existe pas de système de contrôle de la facturation électronique B2G. Toutefois, il est possible de voir, à partir d'un registre des affaires électroniques fourni par le RIK, si une entreprise privée peut recevoir des factures électroniques ou non.

Pour simplifier la communication entre les opérateurs de facturation électronique, une connexion à Peppol est nécessaire et pour créer davantage de possibilités d'échange transfrontalier de factures électroniques.

Facturation électronique interentreprises (B2B)

Bien que la facturation électronique interentreprises ne soit pas obligatoire, certaines règles s'appliquent aux entreprises qui souhaitent l'adopter. Les opérateurs économiques doivent disposer d'un logiciel de comptabilité ou d'un progiciel de gestion intégré (ERP) pour générer des factures électroniques ou peuvent confier cette tâche à différents fournisseurs de logiciels. Les prestataires de services mentionnés plus haut peuvent également fournir des services de gestion de la facturation électronique, y compris la création de factures électroniques.

Les opérateurs économiques sont libres de contacter des fournisseurs de logiciels privés ou publics tels que le RIK. Si une entreprise B2B souhaite émettre des factures électroniques, le destinataire ou l'acheteur doit donner son accord.

Qu'il s'agisse de facturation électronique B2B ou B2G, aucune signature électronique n'est requise. Outre le respect du format XML, une période d'archivage de 7 ans est prévue pour toutes les factures électroniques.

TVA : exigences en matière de déclaration électronique

Tous les assujettis à la TVA en Estonie, y compris les non-résidents, sont tenus de remplir l'annexe à la déclaration de TVA (formulaire KMD INF) lorsqu'ils déclarent les données relatives aux opérations de TVA, qui s'appliquent aux ventes et aux achats B2B et B2G, ainsi qu'aux opérations soumises à la TVA normale ou réduite sous certaines conditions.

La fréquence des rapports devrait être mensuelle ou trimestrielle. Depuis janvier 2016, les informations devront être fournies individuellement pour chaque transaction.

Les données peuvent être transmises de trois manières :

En saisissant manuellement les données ou en téléchargeant des fichiers au format XML sur le portail de l'administration fiscale
En utilisant X-Road par le biais d'une interface machine à machine (M2M)
Dans des cas exceptionnels, sur papier

Ce que l'on peut attendre à l'avenir

En mai 2024, le gouvernement estonien a approuvé les révisions proposées à la loi sur la comptabilité. Dans l'attente de l'approbation du Parlement, cela pourrait entraîner des changements importants à l'horizon. Si le Parlement l'approuve, le 1er janvier 2025, les acheteurs, y compris toutes les entités du secteur public, seront habilités à exiger des factures électroniques de la part des fournisseurs.

La loi améliorerait la situation actuelle des entreprises en commençant par l'utilisation d'une seule norme. Cela pourrait signifier l'abandon de la norme estonienne et l'adoption de la norme européenne afin d'assurer la cohésion des entreprises et d'éliminer la confusion. D'autant plus que la norme estonienne n'est plus largement utilisée ou développée.

Selon la proposition, les entreprises inscrites au registre des entreprises en tant que destinataires de factures électroniques pourront demander des factures électroniques à leurs fournisseurs.

La révision vise à simplifier et à harmoniser le système de facturation électronique en Estonie, à réduire la charge administrative et les coûts pour les entreprises, à améliorer la qualité des données et l'interopérabilité, et à soutenir la vision d'une économie en temps réel.

Le projet de loi devrait être soumis au gouvernement en 2024. La date de sa mise en œuvre n'est pas claire, mais elle pourrait intervenir dès 2025, en fonction du processus législatif.

Pour en savoir plus sur l'impact du règlement sur l'e-facturation dans les autres pays de l'UE, veuillez consulter nos blogs précédents.