Qu'est-ce qu'une facture UBL ?

Vous avez sans doute entendu parler de la facturation électronique (e-invoicing), mais qu'est-ce qu'une facture UBL ? UBL est l'abréviation de « Universal Business Language ». Il s'agit d'une norme internationale au format XML développée spécifiquement pour les documents électroniques, comme les factures, mais aussi, par exemple, les bons de commande et les bordereaux d'expédition.

L'UBL est géré par l'Organization for the Advancement of Structured Information Standards (OASIS). Cette organisation à but non lucratif est l'un des organismes de normalisation les plus respectés au monde. L'utilisation de la norme UBL est gratuite et la dernière version, UBL 2.3, a été publiée le 15 juin 2021.

La norme est particulièrement utilisée dans les pays scandinaves tels que le Danemark, la Suède et la Norvège. Mais c'est également une norme courante aux Pays-Bas.

UBL-OHNL et le gouvernement central

UBL est largement utilisé dans le secteur B2G (business-to-government). La commission européenne a même officiellement déclaré que la norme pouvait être référencée dans les appels d'offres des services publics.

Depuis avril 2019, le gouvernement néerlandais a rendu la facturation électronique obligatoire pour tous les fournisseurs. Le gouvernement central a adopté un format standard international basé sur la norme UBL, UBL-OHNL. Cette norme est destinée à l'acquisition de tous les produits et services, à l'exception de l'embauche de personnel. Outre les factures, d'autres types de messages ont été numérisés : Commitment (message interne au gouvernement), Application Response (message interne au gouvernement), Order (bons de commande) et OrderResponse (messages de retour électronique).

De quoi se compose une facture électronique UBL ?

Une facture électronique est généralement construite dans une structure XML. Il s'agit d'un langage de programmation qui permet de représenter des données structurées en texte clair. Il est à la fois lisible par la machine et par l'homme. Vous pouvez reconnaître un fichier XML au fait qu'il se termine par « xml ».

UBL est le langage utilisé dans le fichier XML pour échanger les données d'une facture, par exemple, d'un logiciel de comptabilité avec un autre logiciel de comptabilité. Le fait que les informations puissent être échangées et traitées par différents types de systèmes présente de nombreux avantages.

L'un de ces avantages est que les actions humaines ne sont plus nécessaires pour scanner, vérifier, envoyer par e-mail ou imprimer la facture, ce qui permet un processus de traitement des factures beaucoup plus rapide. Cela permet donc d'économiser beaucoup d'argent et de temps, tout en limitant les erreurs humaines.

Comment créer une facture UBL ?

Il n'est pas très facile de créer un fichier UBL soi-même ; il vous faut pour cela une solution d'EDI ou de facturation électronique. Cependant, si vous utilisez l'une des solutions de TIE Kinetix, et sa plateforme FLOW Partner Automation, les documents UBL sont automatiquement générés et envoyés au bon destinataire.

Comment envoyer une facture électronique UBL ?

Chez TIE Kinetix, vous pouvez envoyer des factures électroniques de trois manières :

• Par saisie manuelle : Avec un compte de facturation électronique FLOW, vous pouvez franchir le pas de la facturation électronique.
• D'un fichier PDF à tout autre format : Au sein de la plate-forme FLOW, nous pouvons facilement convertir votre facture PDF en facture électronique.
• Lien direct avec votre progiciel de gestion intégré et/ou votre logiciel de comptabilité : Nous proposons des liens normalisés via des API ou disposons de liens normalisés avec votre ERP ou d'autres logiciels pour connecter rapidement les systèmes.

Les spécifications d'interopérabilité commerciale (BIS) de PEPPOL sont basées sur un format UBL et vous pouvez envoyer des factures électroniques via le réseau PEPPOL, mais vous devrez avoir accès à un point d'accès PEPPOL.

Envoi de factures à l'étranger via le réseau PEPPOL

L'envoi d'une facture à l'étranger sans accès à un point d'accès PEPPOL peut être complexe, sans parler des multiples formats standard utilisés dans le monde. En plus d'UBL, vous avez : Invoice-X, Finvoice, EHF et au moins 20 autres types de formats de facturation électronique différents. Il se peut très bien que vous envoyiez vos factures en UBL, mais que le destinataire souhaite les recevoir dans un autre format.

Heureusement, TIE Kinetix a la solution à ce problème. Depuis plus de 35 ans, nous prenons en charge les normes locales d'EDI et de facturation électronique dans divers pays et industries du monde entier, y compris le support UBL. Grâce à notre système d'intégration B2B entièrement automatisé et intégré, les factures UBL peuvent être automatiquement converties dans le format de facture électronique souhaité par le destinataire. De plus, nous sommes un point d'accès PEPPOL, ce qui signifie que vous pouvez facilement envoyer et recevoir des factures à l'échelle internationale via notre plateforme.