21 Mai 2021

Si une chose est sûre dans l’industrie agroalimentaire, c’est que la grande distribution, les grossistes, les distributeurs, et les fabricants évoluent rapidement pour répondre aux attentes des consommateurs. Alors que ces différents acteurs tentent de palier à ces changements dans la demande et la consommation, il devient évident que les méthodes et processus supply chain traditionnels ne sont plus adaptés et doivent être réimaginés.

En conséquence, beaucoup ont décidé d’adopter une approche intégrée pour maintenir une collaboration efficace avec leurs partenaires commerciaux et obtenir une vue d’ensemble de leurs processus procure-to-pay et order-to-cash.

Pour les services de comptabilité, l’un des moyens de garder le contrôle sur les processus procure-to-pay est le rapprochement des factures avec d’autres documents commerciaux. Bien que nécessaire, cette tâche est extrêmement chronophage et fastidieuse lorsqu’elle est effectuée manuellement.

Qu’est-ce que le rapprochement des factures ?  

Le rapprochement des factures consiste à comparer les données d'une facture avec d'autres documents commerciaux pour garantir l'exactitude des données lors d’un processus de paiement. On parle notamment de triple rapprochement (en anglais 3-Way Match) quand on compare : le bon de commande (ORDERS), l’avis d’expédition (DESADV), et enfin, la facture (INVOIC).

Le rapprochement des factures est une pratique courante dans la comptabilité pour assurer l'exactitude des données dans une facture, et elle peut être effectuée manuellement en extrayant les données pertinentes de chaque document et en effectuant une vérification de celles-ci. Il est cependant préférable d’automatiser le rapprochement des factures grâce à l’EDI et à l’intégration des données. Dans tous les cas, le triple rapprochement d’une facture compare ce qui a été commandé avec ce qui est expédié et reçu puis, en définitive, avec ce qui figure sur la facture.

Rapprochement manuel : source de problème

Bien que le concept de rapprochement facture-avis d’expédition-commande semble relativement simple, toute personne ayant déjà dû effectuer ce processus manuellement vous dira le contraire. Dans une approche traditionnelle, et donc manuelle, la personne responsable passe beaucoup de temps à chercher les (bons) documents. On parle ici de parcourir des dizaines d’email, voire des piles de papier et de lettres, pour trouver les bons documents afin de vérifier les informations contenues dans la facture.

Mais ce n’est que le début. Il faut ensuite prêter attention au moindre détail pour s’assurer que chaque ligne correspond. Même pour un œil avisé, cela prend beaucoup de temps. Et lorsque quelque chose ne va pas, le processus de rapprochement se transforme vite en une chasse au trésor pour trouver la personne qui peut résoudre les erreurs. Cela entraîne des pertes de temps considérables et des retards de paiement.

Rapprochement automatique : une délivrance pour le service comptable

Dans la mesure où les opérations commerciales deviennent de plus en plus complexes et les réseaux de partenaires commerciaux de plus en plus large, il est extrêmement important que les processus soient efficaces et optimisés. Avec un rapprochement automatique des factures, une intervention manuelle n’est requise qu’en cas d’exception. Le processus de facturation est alors bien plus rapide, car la plupart des vérifications sont faites automatiquement en arrière-plan. Même si un rapprochement doit être effectué car les données sont différentes pour une facture en particulier, le rapprochement automatique continue pour les autres factures.  

Cependant, il y a point important à prendre en compte : un rapprochement automatique des factures n’est possible que si tous les documents sont reçus électroniquement, ce qui nécessite une solution EDI. Une fois qu’une telle solution est mise en œuvre et que tous les échanges de documents passent par un seul et unique flux, la configuration de règles de validation et de rapprochement des factures est extrêmement simple. Dès lors, vous avez accès à un flux automatisé et continu de données, ce qui amène de nombreux avantages :

  • Gain de temps considérable
  • Réduction des erreurs
  • Paiements ponctuels
  • Possibilité de bénéficier de remises pour paiement anticipé
  • Automatisation des paiements
  • Un service comptable heureux
  • Et bien plus encore...

Rapprochement manuel : source de problème

Par rapport à d’autres secteurs, le secteur agroalimentaire a été rapide à adopter les nouvelles technologies, plus particulièrement en termes d’EDI et d’automatisation des échanges dans la supply chain. Pourtant, il y a encore beaucoup d’optimisations possibles dans les entreprises, et l’automatisation du rapprochement des factures est un exemple.

S'il était autrefois possible pour le service comptable d'effectuer un rapprochement manuel de toutes les factures, cela s'avère aujourd'hui beaucoup trop long et source d'erreurs. Le concept d’un triple rapprochement (facture ; avis d’expédition ; commande) n’a rien de nouveau, mais il peut (et doit) être envisagé d’une nouvelle manière. 

En d’autres mots, le secteur agroalimentaire évolue rapidement. Il devient crucial d’accélérer les processus internes, et les décisions doivent souvent être prises rapidement pour rester compétitif. En ce qui concerne le rapprochement automatique des factures, investir dans une solution EDI complète peut sembler un peu extrême si vous pensez en termes de processus individuels. Mais si vous prenez en compte que le rapprochement automatisé des factures n’est qu’un seul des nombreux avantages de l’EDI, une solution EDI devient alors beaucoup plus logique.

Alors que les différents acteurs du secteur agroalimentaire (notamment vos concurrents !) continuent de trouver de nouvelles solutions pour optimiser leurs processus supply chain et pour s’adapter aux nouvelles lois du marché ainsi qu’au nouveaux modes de consommation, il est vital pour votre entreprise de penser à long terme.