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Mise à jour du 12 avril 2024
L'état de la facturation électronique aux États-Unis
La facturation électronique aux États-Unis n'est pas encore obligatoire tant au niveau fédéral ou national pour les relations B2B et B2G. Toutefois, les États-Unis progressent régulièrement vers la digitalisation de la facturation. L'absence de mandat national pour la facturation électronique aux États-Unis est principalement due à des complexités fiscales et à l'absence d'une autorité centralisée. L'absence d'un système fédéral de TVA ou de TPS (Taxe sur les Produits et Services), de mécanismes de crédit de taxe, et de réglementations formelles sur les factures fiscales dans la plupart des États contribue à la situation actuelle.
Un système de TVA repose sur des crédits de taxe en amont, qui permettent aux entreprises de déduire la TVA qu'elles paient sur leurs achats de la TVA qu'elles collectent sur leurs ventes. Le système fiscal américain ne dispose pas actuellement de ce mécanisme.
Toutefois, les entreprises américaines qui participent à l'économie mondiale seront inévitablement touchées par l'essor de la facturation électronique. Le 8 avril 2024, les États-Unis et l'Union européenne ont publié une déclaration commune visant à améliorer l'interopérabilité de la facturation électronique afin de réduire les coûts et d'accroître la coopération dans les domaines du commerce, des douanes, des paiements et de la prévention de la fraude.
Les deux parties ont adopté les principes clés suivants pour une facturation électronique réussie : connectivité unique, élimination des frais d'itinérance entre les points d'accès et échanges ouverts où les utilisateurs peuvent choisir leurs points d'accès.
Les efforts visant à améliorer continuellement l'alignement et l'interopérabilité comprennent l'identification d'experts gouvernementaux, l'invitation des points d'accès, des fournisseurs de services et des facilitateurs à participer à la collaboration, et l'organisation de réunions régulières entre les experts gouvernementaux, les points d'accès et les fournisseurs de services des États-Unis et de l'Union européenne.
La facturation électronique B2G aux États-Unis
La facturation électronique d'entreprise à gouvernement (B2G) aux États-Unis gagne du terrain, la Réserve Fédérale et la Business Payments Coalition (BPC) pilotant un système normalisé d'échange de documents électroniques B2B. L'initiative vise à établir un modèle de facture électronique normalisé et à créer un réseau d'échange de documents électroniques.
Les participants au marché pilote d'échange de factures électroniques de la BPC ont créé la Digital Business Networks Alliance (DBNAlliance) en tant qu'entité juridique chargée de superviser le nouveau réseau d'échange électronique. La DBNA sera chargée de définir les politiques, les normes, les mécanismes de sécurité et les autres règles et lignes directrices qui constituent le cadre d'échange.
La facturation électronique B2B aux États-Unis
La facturation électronique interentreprises (B2B) aux États-Unis n'est pas encore obligatoire au niveau fédéral ou national. Toutefois, la BPC a conclu un marché pilote pour la facturation électronique interentreprises et a mis en place un réseau d'échange pour faciliter le transfert de documents électroniques entre les entreprises.
Les factures électroniques sont généralement traitées automatiquement et électroniquement dans l'un des deux formats suivants : un format de facture structuré et un format de facture hybride. Le format détermine la manière dont une facture peut être envoyée (par EDI ou XML), visualisée et acceptée.
Conclusion
Bien que les États-Unis ne disposent pas encore d'un mandat fédéral pour la facturation électronique, celle-ci peut jouer un rôle important en aidant les entreprises à rester en conformité et à éviter les problèmes juridiques. Voici comment :
- Améliorer la précision et réduire les erreurs : La facturation électronique automatise la saisie des données et réduit les processus manuels, minimisant ainsi les erreurs de calcul, de taux d'imposition et d'information sur les factures. Cela réduit le risque de pénalités en cas de déclaration inexacte.
- Amélioration des pistes d'audit et de la tenue des dossiers : La facturation électronique crée une piste d'audit électronique claire, ce qui permet aux entreprises de suivre et de gérer plus facilement les factures et les documents justificatifs. Cela simplifie le processus de réponse aux audits et garantit que tous les documents nécessaires sont facilement accessibles.
- Formats normalisés : La facturation électronique utilise des formats normalisés, tels que l'EDI ou le XML, pour garantir la cohérence et faciliter l'intégration avec les logiciels comptables et fiscaux. Cela réduit le risque d'erreurs dues à une mauvaise interprétation ou à des formats de données incompatibles.
- Amélioration de la sécurité : Les solutions de facturation électronique utilisent souvent un cryptage puissant et des contrôles d'accès pour protéger les données sensibles pendant la transmission et le stockage. Cela minimise le risque de violation des données et d'accès non autorisé aux informations financières.
- Rationalisation du flux de travail et efficacité : La facturation électronique automatise les flux de travail et élimine les tâches manuelles associées aux factures papier. Cela libère des ressources et réduit le risque de retards ou de non-respect des délais pour les déclarations fiscales ou le paiement des factures.
De plus, comme certains États et certains secteurs d'activité évoluent vers des obligations de facturation électronique, le fait d'être préparé avec un système de facturation électronique peut aider les entreprises :
- Éviter les problèmes de conformité : En adoptant la facturation électronique dès le début, les entreprises peuvent devancer les futures réglementations potentielles et s'assurer qu'elles sont en conformité avec les mandats à venir des États ou des secteurs d'activité spécifiques.
- Maintenir un avantage concurrentiel : les entreprises qui adoptent la facturation électronique peuvent démontrer leur engagement en faveur de l'efficacité et de la précision, ce qui peut améliorer leur réputation et leur compétitivité sur le marché.
- Simplifier les transactions B2B : La facturation électronique permet une collaboration plus fluide et un traitement plus rapide des factures avec les partenaires commerciaux qui utilisent déjà des systèmes de facturation électronique.
Bien que les États-Unis n'en soient pas encore là, la facturation électronique offre d'importants avantages en termes de conformité et de réduction des risques juridiques. En mettant en place un système de facturation électronique, les entreprises peuvent être proactives, améliorer leurs processus internes et se préparer à d'éventuelles futures obligations fédérales ou nationales.
Si vous devez répondre aux exigences de la facturation électronique non seulement aux États-Unis, mais aussi dans d'autres pays, assurez-vous de choisir un fournisseur international de services de facturation électronique. Chez SPS Commerce, nous aidons plus de 120 000 entreprises dans le monde entier grâce à des solutions de facturation électronique sécurisées et conformes.
