Was ist GoBD?

16 November 2020

Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) sind eine Verwaltungsanweisung des Bundesministeriums der Finanzen der Bundesrepublik Deutschland. Als Verwaltungsvorschrift sind die GoBD nur für nachgeordnete Verwaltungsbehörden und Bedienstete des Finanzministeriums verbindlich!

Die GoBD wurden durch Schreiben des Bundesfinanzministeriums am 14. November 2014 veröffentlicht. Sie lösen die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) und die Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme (GoBS) ab. Am 28. November 2019 wurde die Neufassung veröffentlicht, welche seit dem 1. Januar 2020 die Fassung vom 14. November 2014 ersetzt.

Was beinhaltet die GoBD?

Die GoBD enthält Vorgaben, die für alle IT-Systeme relevant sind, welche steuerrelevante Daten direkt oder indirekt erfassen oder verarbeiten. Bei Umsetzung dieser Vorgaben geht die Finanzverwaltung von der Einhaltung der Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung und der Erfüllung der Mitwirkungspflicht der Steuerpflichtigen für reibungslose Betriebsprüfungen aus. Entgegen den abgelösten Verwaltungsvorschriften, die sich nur an die zur Buchführung Verpflichteten richtete, werden von der GoBD zusätzlich auch die Personen einbezogen, die lediglich einer steuerlichen Aufzeichnungspflicht unterliegen. Insbesondere wird auch auf die Aufzeichnungspflicht nach dem Umsatzsteuergesetz verwiesen sowie auf Steuerpflichtige, die ihren Gewinn nach Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) ermitteln dürfen.

Mit der GoBD werden damit die Anforderungen, wonach die Bücher und Aufzeichnungen von Geschäftsvorfällen ordnungsgemäß erfolgen müssen, auf die dafür eingesetzten IT-Systeme ausgedehnt. Ein Geschäftsvorfall selbst kann damit nur ordnungsgemäß sein, wenn dies auch auf alle involvierten IT-Systeme zutrifft. Hierzu enthält die GoBD Mindestanforderungen an Prozesse, Systeme, Datensicherheit, das interne Kontrollsystem und an die Verfahrensdokumentation. Bei Einhaltung dieser Mindestanforderungen geht die Finanzverwaltung von nachvollziehbaren sowie nachprüfbaren Aufzeichnungen aus und sieht die Unveränderbarkeit von Aufzeichnungen als gewährleistet an. Die Verantwortung hierfür liegt aber weiterhin bei den jeweils Steuerpflichtigen.

Kern der GoBD: Belegablage und  Verfahrensdokumentation

Basis für die Beweiskraft der (konventio­nellen oder IT-gestützten) Buchführung und sonstiger Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflichten ist die „geordnete und sichere Belegablage“. Wird die Ordnungsmäßigkeit von den Finanzbehörden in Abrede gestellt, kann das unangenehme und weitreichende Folgen haben. Diese reichen von der Nichtanerkennung von Betriebsausgaben über die Schätzungen von Betriebseinnahmen oder Ge­win­nen, bis hin zu Zwangsmitteln, Bußgeldern und Steuer­strafverfahren.

Alle aufbewahrungspflichtigen Unterlagen sind deshalb „systematisch, vollständig, zeitgerecht und geordnet“ im Sinne der allgemeinen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen der GoB (Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung) abzulegen und unverändert aufzubewahren. Das gilt insbesondere auch beim Einsatz von IT und entsprechend auch für digitale oder digitalisierte Belege.

Für das Verfahren der Belegablage empfiehlt es sich daher einen klar geregelten und dokumentierten Prozess zu implementieren, der insbesondere folgende Fragen berücksichtigt:

• Wie sind Belegeingang und Belegidentifikation organisiert?
• Wie wird die Vollständigkeit der gesammelten Belege sichergestellt?
• Nach welchem Ordnungssystem und an welchem Ort werden die Belege abgelegt?
• Wie ist ggf. ein Nebeneinander von konventionellen Papierbelegen und originär digitalen Belegen organisiert?
• Wie ist der Ablageort vor Zugriffen Unbefugter und vor Verlust geschützt?
• Wer darf auf den Ablageort mit welchen Rechten zugreifen?
• Wie und in welchen Abständen erhält die buchführende Stelle die Belege?
• Wie wird sichergestellt, dass alle betroffenen Personen die genannten Aspekte kennen und beachten?
• Wie wird sichergestellt, dass die Belege nicht vor Ablauf der Aufbewahrungsfristen vernichtet werden?

Der Prozess muss den gesamten Workflow bzw. Belegfluss von der Belegentstehung bzw. vom Belegeingang und dessen Identifikation über die geordnete und sichere Ablage bis hin zur Vernichtung nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen umfassen.

Die GoBD bestimmt in Rz. 34: „Die Nachprüfbarkeit der Bücher und sonst erforderlichen Aufzeichnungen erfordert eine aussagekräftige und vollständige Ver­fah­rens­doku­mentation […], die sowohl die aktuellen als auch die historischen Verfahrens­inhalte für die Dauer der Aufbewahrungsfrist nachweist und den in der Praxis eingesetzten Versionen des DV-Systems entspricht.“ Die Verfahrensdokumentation bezieht sich dabei auf buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Belege, die nach handels- und steuerrechtlichen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen aufbewahrt werden müssen und die

(a) originär in Papierform vor­liegen bzw. empfangen werden und/oder

(b) originär in Papierform vorlagen bzw. empfangen werden und gescannt (digitalisiert) werden und/oder

(c) in originär digitaler Form vorliegen bzw. empfangen werden

Die Vorgehensweise bei konventionellen Papier­belegen ist also zu unterscheiden von originär digital entstandenen oder eingegangenen Belegen. Dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um Dokumente in bildhafter Form (z. B. PDF) und/oder Dokumente in strukturierter Form (z. B. EDI, XRechnung, ZUGFeRD) handelt.

Die Verfahrensdokumentation muss allen am Verfahren Beteiligten bekannt gemacht werden und jederzeit zugänglich sein. Das tatsächliche Verfahren und die damit verbundenen Maß­nahmen müssen der Dokumentation entsprechen sowie regel­mäßig und unverändert angewendet werden. Änderungen müssen dokumentiert werden (Versionierung!). Die Verfahrens­dokumen­ta­tion gehört mit allen gültigen Versionen zu den auf­be­wah­rungs­pflich­tigen Unterlagen.

Werden Teile des relevanten Verfahrens durch Dritte (z. B. IT-Dienstleister) ausgeführt, ändert das nichts an der Verantwortung des Buch­füh­rungs- bzw. Aufzeichnungspflichtigen für die Ordnungsmäßigkeit gegenüber der Finanzverwaltung. Im Zusammenspiel von z. B. Steuerpflichtigem, Kanzlei und IT-Unternehmen muss jeder Bereich zur Einhaltung der Ordnungs­mäßig­keit allerdings von einer gemeinsamen oder einer gesonderten Verfahrensdokumentation abgedeckt sein. Im Fall getrennter Ver­fah­rens­dokumentationen sind gegenseitige Ver­weise unter Beachtung der System- und Prozess-Übergänge erforderlich.

Fazit

TIE Kinetix hat den Prozess des Empfangs, der Konvertierung und der Bereitstellung von elektronischen Dokumenten mit FLOW entsprechend der GoBD Richtlinien allgemein dokumentiert. Das bedeutet, dass in Abhängigkeit kundenspezifischer Parametrisierung  Abweichungen, Anpassungen oder Ergänzungen notwendig sein können, die kundenspezifisch als Nachtrag oder Ergänzung für den jeweiligen Fall dokumentiert werden müssen.

Da das zentrale Element der GoBD jedoch die Belegablage ist, muss hier unterschieden werden. Soweit der Kunde seine Dokumente nicht im optional verfügbaren revisionssicheren Archiv von TIE Kinetix ablegt, liegt die entsprechende Verfahrensdokumentation in der Verantwortung des Kunden. Ist mit dem Kunden jedoch die Nutzung des TIE E-Archiving vereinbart, stellt TIE Kinetix eine entsprechende Verfahrensdokumentation zur Verfügung.

Ergänzend ist anzumerken, dass ein offizielles Testat der eingesetzten Lösung durch einen Wirtschaftsprüfer gesetzlich nicht gefordert ist.