Die E-Rechnungspflicht in Bayern 2023

Elektronische Rechnungsstellung ist heute kein Luxus, sondern ein Bedarf. Viele Bundesländer haben schon auf E-Rechnungsstellung umgesetzt, und andere beginnen erst mit der -Umstellung. Lassen wir uns in diesem Blogbeitrag diskutieren, wie Sie e-Rechnungen auf geschützte und sichere Weise in Bayern austauschen können.

Rechtliche Grundlagen der E-Rechnung in Bayern

Die Einführung der E-Rechnungspflicht basiert auf der EU-Richtlinie 2014/55/EU, die eine Vereinheitlichung und Vereinfachung des elektronischen Rechnungsaustauschs zwischen Unternehmen und öffentlichen Auftraggebern vorsieht. Ziel ist es, durch die Digitalisierung von Rechnungen eine effizientere, transparentere und kostengünstigere Abwicklung von Geschäftsprozessen zu ermöglichen. Die Richtlinie wurde in Bayern durch das Bayerische E-Government-Gesetz (Art. 5 Abs. 2 BayEGovG) umgesetzt und verpflichtet sowohl öffentliche Auftraggeber als auch Unternehmen zur Nutzung elektronischer Rechnungen.

Wer ist betroffen?

Ab dem Jahr 2023 sind in Bayern grundsätzlich alle Unternehmen, die an öffentlichen Aufträgen beteiligt sind, zur elektronischen Rechnungsstellung verpflichtet. Dies betrifft sowohl Hauptauftragnehmer als auch Nachunternehmer, die Leistungen für öffentliche Auftraggeber erbringen. Die Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung gilt dabei unabhängig vom Auftragswert. Öffentliche Auftraggeber sind verpflichtet, elektronische Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten.

Für Rechnungen über Bauleistungen (im Sinne des § 103 Abs. 3 GWB) gelten die Verpflichtungen im Unterschwellenbereich sowohl für staatliche Behörden als auch für Gemeinden, Gemeindeverbände, Landkreise und sonstige der Aufsicht des Freistaates Bayern unterstehende juristische Personen des öffentlichen Rechts ab dem 18.04.2023.

Auch Unternehmen, die nicht direkt an öffentlichen Aufträgen beteiligt sind, können von den Vorteilen der E-Rechnung profitieren. Durch die Einführung standardisierter Prozesse und Formate können Sie Ihre Effizienz steigern und den Verwaltungsaufwand reduzieren.

Regelungen zur elektronischen Rechnungsstellung in Bayern

Format: E-Rechnungen müssen in einem standardisierten, maschinenlesbaren Format erstellt werden. In Deutschland ist das Format XRechnung weit verbreitet und entspricht den Vorgaben der EU-Richtlinie. Das XRechnung-Format ermöglicht es, Rechnungen automatisiert zu erstellen, versenden, empfangen und verarbeiten.

Inhalte: E-Rechnungen müssen alle erforderlichen Angaben für die Prüfung und Freigabe enthalten, wie etwa Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Rechnungstellers, Leistungsbeschreibung und Rechnungsbetrag. Für öffentliche Auftraggeber sind zusätzliche Informationen, wie die Auftrags- oder Vertragsnummer, erforderlich.

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Übermittlung: Die Übermittlung von E-Rechnungen erfolgt über zentrale oder dezentrale Rechnungseingangsplattformen der öffentlichen Verwaltung oder elektronische Marktplätze. In Bayern ist der zentrale Rechnungseingang (ZRE) ein solcher Übermittlungsweg.

Archivierung: E-Rechnungen müssen revisionssicher für die gesetzlich vorgeschriebene Aufbewahrungsfrist von zehn Jahren archiviert werden. Dies gilt sowohl für Rechnungssteller als auch für Rechnungsempfänger.

Obwohl In Bayern der Rechnungssteller die E-Rechnung per E-Mail an den Rechnungsempfänger übertragen kann, empfehlen wir dazu, sich auf E-Rechnungsstellung umzusetzen. Wie so?

Erstens, das Versenden von Rechnungen per E-Mail Sie anfällig für Angriffe macht. Ja, die PDF-Rechnungen sind legal per E-Mail zu versenden. Aber nur weil es heute noch erlaubt ist, heißt das nicht, dass es auch sicher ist. Das liegt daran, dass E-Mail das Simple Mail Transfer Protocol (SMTP) verwendet, und dieses Kommunikationsprotokoll ist anfällig für Angriffe.

Bei PDF handelt es sich nicht um ein elektronisches Dokument, sondern um ein digital erstelltes Dokument. Der Unterschied ist, dass ein Computer ein PDF-Dokument nicht erkennen und verarbeiten kann.

Unser Rat an Sie: Handeln Sie jetzt und bereiten Sie Ihr Unternehmen auf die E-Rechnungspflicht ab 2023 vor. Dies können Sie mit 3 einfachen Schritten erreichen: passen Sie Ihre internen Prozesse an, wählen Sie geeignete Softwarelösungen und schulen Sie Ihre Mitarbeiter, um den Umstieg erfolgreich zu meistern.

PEPPOL als Weg zur Anwendung von e-Rechnungen

Ein sicheres Netzwerk für Ihre E-Invoices

Sicherheit hat für alle Unternehmen oberste Priorität. Denken Sie daran, dass die meisten Hackerangriffe über die Lieferkette erfolgen, was für IT-Abteilungen ein Alarmsignal sein sollte. Rechnungen sind wichtige Dokumente, die oft vertrauliche Unternehmensdaten enthalten. Aus diesen Gründen gibt es PEPPOL.

PEPPOL arbeitet mit Verschlüsselung, digitalen Signaturen und sicheren Protokollen. Die Verschlüsselung gewährleistet die Datenintegrität, ein wichtiges Merkmal für den gesamten elektronischen Rechnungsaustausch. Insbesondere für steuerliche Zwecke ist es wichtig, dass Rechnungsdaten nicht manipuliert werden können. Diese Funktionen von PEPPOL tragen dazu bei, dass die Daten sicher bleiben. Außerdem, PEPPOL entspricht den europäischen Vorschriften, auch wenn diese von Land zu Land oder von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich sind.

Halten Sie an die Vorschriften

Die PEPPOL-Standards für E-Procurement und E-Invoicing machen Geschäftsprozesse für Unternehmen jeder Größe in der gesamten EU einfacher und sicherer. Da sich diese Unternehmen an die unterschiedlichen Standards der einzelnen Länder anpassen müssen, ist die Verwendung von PEPPOL für die Einhaltung der Vorschriften unerlässlich. Interoperabilität ist gesetzlich vorgeschrieben (oder wird es bald sein), so dass Unternehmen, die das PEPPOL-Netz bereits nutzen, bereits einen Schritt voraus sind. Dies zeigt die Dringlichkeit eines sicheren Netzes, aber auch die Bereitschaft, sich an eine sich verändernde Zukunft der Wirtschaft anzupassen.

Mit der zunehmenden Verbreitung der elektronischen Rechnungsstellung und der Einführung neuer europäischer Normen zur Standardisierung des Dokumentenaustauschs wird die Nutzung von PEPPOL zur neuen Norm werden, um Einfachheit, Sicherheit und Compliance zu gewährleisten.