26 oktober 2020

Sinds 2017 moeten leveranciers van de Rijksoverheid als onderdeel van de nieuwe inkoopvoorwaarden elektronische factureren. Er zitten verschillende voordelen aan het versturen van een e-factuur. Vandaar dat de overheid ook de inkoopvoorwaarden heeft geïntroduceerd en het bedrijfsleven hierbij heeft betrokken. In deze blog vindt u meer informatie over de voordelen en de mogelijkheden van e-factureren voor uw bedrijf.

Wat is een e-factuur?

De overheid accepteert alleen nog maar elektronische facturen, maar wat is dat eigenlijk? Geen pdf meer per email in ieder geval (toch liever een pdf versturen?).

Een e-factuur is een digitale factuur met een vaste structuur. Dit zorgt ervoor dat gegevens altijd een vaste plek hebben en een eigen betekenis. Een e-factuur moet wel aan dezelfde eisen voldoen als een papieren factuur.

UBL (Univeral business language) is het standaardformaat voor e-facturen. Dit is een xml-bestand die het mogelijk maakt om factuurdata van het ene boekhoudpakket, naar het andere boekhoudpakket te sturen. Hier is geen handmatige invoering bij nodig.

Hoe verstuur ik een e-factuur?

Bij TIE Kinetix kunt u op drie verschillende manieren e-factureren, passend voor zowel grote bedrijven, als midden- en kleinbedrijf.

Om e-facturen, en andere e-procurement berichten, uit te wisselen met (internationale) overheidsinstellingen en bedrijven, moet gebruik worden gemaakt van het PEPPOL-netwerk. Het beheer en onderhoud van PEPPOL ligt bij OpenPEPPOL. Deze internationale stichting is de coördinator van het internationale afsprakenstelsel en de beheerder van de diverse standaarden en bouwelementen die de infrastructuur mogelijk maakt. OpenPeppol delegeert haar taken naar een Nationale PEPPOL-autoriteit

Voorheen was de Nederlandse PEPPOL autoriteit Stichting Simplerinvoicing. Eind 2019 veranderde dit. De steeds toenemende infrastructuur van Simplerinvoicing zorgde ervoor dat veiligheid, betrouwbaarheid en interoperabiliteit steeds belangrijker werd.

Deze belangen werden gewaarborgd door commerciële marktpartijen. Dat kon de Nederlandse overheid zich niet meer veroorloven, deze marktpartijen hadden namelijk deelbelangen die onvoldoende aansloten op de publieke belangen.

Vandaar dat het besluit is genomen om de PEPPOL-autoriteit te herpositioneren naar een nieuwe organisatie: de Nederlandse Peppol autoriteit (NPa). Vanaf 1 oktober 2020 is deze rol formeel overgenomen van Stichting Simplerinvoicing. TIE Kinetix biedt u de mogelijkheid om e-facturen, en andere e-procurement berichten, direct te sturen via het PEPPOL Access point naar KvK- en OIN-nummers. Zowel tussen bedrijven onderling (B2B), als tussen bedrijven en overheidsinstanties (B2G).

Wat is een OIN-nummer?

OIN staat voor het Organisatie-identificatienummer. Het OIN-nummer is een uniek nummer dat toegekend kan worden aan organisaties. Hiermee kunnen zij zich kunnen identificeren, authentiseren en/of autoriseren bij digitaal berichtenverkeer met en binnen de overheid.

Wilt u een e-factuur sturen naar de Rijksoverheid? Dan moet u het OIN-nummer hebben van de betreffende Rijksdienst

Voordelen van e-factureren

U krijgt sneller betaald

E-facturen worden sneller ontvangen en verwerkt, wat resulteert dat e-facturen gemiddeld zeven dagen eerder worden betaald dan een papieren factuur.

E-factureren is veilig

Het systeem controleert het IBAN-, BTW-, KvK- en OIN-nummer. Hierdoor worden spookfacturen direct onderschept en dubbele facturen voorkomen.

Daarnaast biedt TIE Kinetix ook de mogelijkheid tot het digitaal archiveren van uw documenten: e-archiveren. Dit zorgt ervoor dat al uw elektronische documenten in een beveiligde omgeving worden opgeslagen. De originele versie wordt nooit veranderd en is alleen toegankelijk voor de eigenaar of de ontvanger van het document.

U beschikt snel over actuele informatie

In- en uitgaande facturen staan veel sneller in uw boekhouding, waardoor u altijd direct inzicht heeft in uw financiële situatie.

E-factureren bespaart tijd

Door de automatische invoer zijn er minder menselijke handelingen nodig. Daarnaast wordt er elektronisch gefactureerd, dus wordt de e-factuur direct ontvangen in het boekhoudsysteem.

Het zorgt voor een nauwkeurige afhandeling

Omdat er minder stappen zijn om de e-facturen te versturen en verwerken worden automatisch de kansen op fouten verminderd.

E-factureren is milieuvriendelijk

Als u overgaat van papieren facturen naar e-facturen, zult u een stuk minder papier gebruiken, wat bijdraagt aan een beter milieu. En dit is nog maar het topje van de ijsberg. E-factureren draagt namelijk bij aan een duurzame supply chain strategie.

U bespaart kosten

Door te gaan e-factureren kunt u flink kosten besparen. Dit geldt niet alleen voor kosten zoals inkt, papier en printers, maar ook kunt u bijvoorbeeld besparen op arbeidskosten.

Het is voor elk bedrijf omschakelen om over te gaan op e-factureren. Gelukkig heeft TIE Kinetix meerdere e-facturatie opties tot uw beschikking. Hierdoor kunt u uw factuurproces inrichten naar de wensen en behoeften van uw bedrijf.