23 Juin 2021

Nous avons déjà démontré l’utilité de l’EDI dans les échanges commerciaux, notamment dans le commerce de gros, mais des doutes subsistent ? Nous allons vous aider à y voir plus clair avec ce récapitulatif de ce que vous devez savoir en matière de messages EDI dans le secteur alimentaire / grande distribution.

Tour d’horizon

Tout d’abord, qu’est-ce que l’EDI ? L’EDI (pour Échange de Données Informatisé) est un échange électronique et automatique d’informations entre deux entités à l’aide de messages standardisés. L’information échangée consiste généralement (mais pas toujours) en des documents commerciaux relatifs à la commande et à l’expédition de produits (bons de commande, factures, avis d’expédition…).

L’EDI existe depuis les années 90. En trente ans d’existence, ce standard a vu des évolutions techniques, des changements de normes et de nouvelles obligations se sont imposées. Plusieurs langages qui permettent de structurer les échanges existent à travers le monde. L’organisme GS1 a décidé de les normaliser sous 2 formats principaux : l’EANCOM et l’UN/EDIFACT, le plus couramment utilisé aujourd’hui en France et en Europe.

L’objet de cet article n’est pas de vous détailler toutes ces normes ; vous pouvez cependant vous référer à notre guide 101 pour aller plus loin.

Le saviez-vous ?

Une information qui pourra vous éclairer ; les acronymes utilisés pour dénommer les messages EDI se composent toujours de 6 lettres, qui viennent de l’anglais. Ainsi, le type de message pour une facture électronique se prénomme INVOIC, de l’anglais « invoice ». Vous pourrez maintenant les repérer en un coup d’œil !

Autre fait intéressant : le monde de l’EDI doit beaucoup à l’industrie alimentaire qui a agi comme un précurseur en matière d’échanges automatisés, surtout grâce aux centrales d’achats. C’est pourquoi le secteur alimentaire est aujourd’hui extrêmement compétitif en matière de logistique et de digitalisation de la supply chain.

Cinq messages clefs

Il existe plusieurs sortes de messages dans l’EDI, et ceux qui sont principalement utilisés dans l’industrie agroalimentaire sont des messages d’échanges et des messages logistiques. Peu importe votre positionnement dans la supply chain, certains messages sont plus récurrents que d’autres, le but étant toujours de réduire les coûts, les délais de traitement et de livraison des commandes ainsi que d’éviter les erreurs dues à un traitement manuel des données.

Le nombre de messages existants peut donner le tournis (ils sont autour de 200), alors voici les cinq plus utilisés par l’industrie agroalimentaire :

ORDERS : « Order » - Ce message, généralement émis par le client à destination du fournisseur, correspond à un bon de commande. Ce message est utilisé pour réaliser une commande de produits, et contient des informations comme le coût à l’unité, la quantité commandée, ou bien encore des informations comme la date et l’adresse de livraison.

INVOIC : « Invoice » - Ce message, généralement envoyé en réponse à une commande, est utilisé par le fournisseur pour faire parvenir une facture à son client. Cette communication est très utilisée dans les échanges B2B. On utilise souvent le terme facturation électronique pour faire référence à l’envoi d’un message INVOIC. Il contient généralement des informations comme la référence de facture, la date, et le montant à payer.

DESADV : « Despatch Advice » – Ce message est un avis d’expédition et contient des informations sur l’expédition et la livraison de la commande. Un message DESADV est normalement envoyé par le fournisseur au client, mais il peut aussi être utilisé via un prestataire de services logistiques distinct qui enverra alors le DESADV pour le compte du fournisseur. Il contient des informations comme la date et l’heure de livraison, des détails sur le produit (identifiant, quantité, description), et des numéros de référence spécifique à la commande.

INVRPT : « Inventory Report » - Ce rapport d’inventaire de stock est envoyé entre partenaires commerciaux pour les informer des stocks détenus par les fournisseurs. Ils peuvent être utilisés pour informer sur le stock initial, le stock final, et/ou le mouvement des marchandises entre les entrepôts pour une période spécifique.

IFCSUM : « Forwarding and Consolidation Summary » - L’échange logistique de bon de transport (dans le cas d’un entrepôt déporté par exemple). Ce message est utilisé à des fins de consolidation provenant d'une entité organisant des services d'expédition et de transport et émis à l’entité à laquelle à laquelle le transport de la cargaison est destiné.

Autres messages du secteur agroalimentaire

Voici une liste non-exhaustive d’autres messages utilisés dans le secteur de l’agroalimentaire, classés selon leur fonction :

Les messages commerciaux :
- ORDRSP - Order Response message
- RECADV - Receiving Advice message
- REMADV - Remittance Advice message

Les messages transports :
- IFTSTA - International multimodal Status report message

Les messages de prestation logistique :
- HANMOV - Handling and Movement message

Les messages de retour de marchandise :
- RETANN - Announcement for Returns message
- RETINS - Instruction for Returns message

Les messages de reporting ou de planning :
- DELFOR - Delivery schedule message
- SLSRPT - Sales data Report message
- SLSFCT - Sales Forecast message

Cet article a été écrit par Faustine Tournay, spécialiste marketing chez TIE Kinetix France.