Les entreprises réagissent rapidement à l'évolution des demandes des consommateurs grâce à l'automatisation et à l'EDI
27 juillet 2020
Les habitudes d'achat des consommateurs changent souvent, et les entreprises doivent être prêtes à répondre à ces nouvelles habitudes à tout instant. Cette période de crise due au coronavirus le démontre parfaitement.
Les commerces essentiels, à savoir les épiceries et les supermarchés, doivent s'assurer qu'ils disposent de suffisamment de stocks pour satisfaire les clients qui sont désormais plus susceptibles de faire de gros achats. Afin de contrôler le processus purchase-to-pay (P2P), il est essentiel que les entreprises et leurs fournisseurs ne s'appuient pas sur des processus manuels mais disposent au contraire d'un système leur permettant d'échanger électroniquement des documents commerciaux rapidement et sans erreur.
Toute entreprise qui a déjà eu recours à l’envoi postal, à l’email, ou à une autre méthode traditionnelle pour échanger des documents commerciaux essentiels (par exemple des bons de commande ou des factures) a connu des complications dues à l'erreur humaine. Il peut s'agir d'un email passé inaperçu qui a entraîné un retard dans l'expédition d'une commande ; d'une erreur de saisie de données qui a entraîné un paiement insuffisant d'une facture, ou de toute autre problème pouvant survenir lors d’un échange non automatisé. Quelle que soit la situation, le principal constat est que l'erreur humaine est inévitable lorsqu'il s'agit de processus manuels.
Pensez-y : l'erreur humaine ne peut être évitée dans des circonstances normales.
À l'heure actuelle, la plupart des employés du back-office (service d’appui) travaillent à domicile. Si l'on ajoute à cela la hausse évidente de la demande de certains produits et services, il est plus probable que les erreurs non seulement augmentent, mais qu'elles aient un impact beaucoup plus important.
Récemment, des photos de rayons de supermarchés vides ont inondé l'internet et les médias sociaux. Ce que ces photos ne parviennent pas à saisir, c'est le fait que de nombreuses entreprises sont capables de répondre aux besoins spécifiques des magasins en réapprovisionnant leurs rayons plusieurs fois par jour.
Cela n'est possible que parce qu'elles ont automatisé les processus de leur supply chain
Voici pourquoi : Les méthodes traditionnelles d'échange de documents, comme le courrier électronique, prennent beaucoup de temps et sont sujettes à des erreurs. Lorsqu'une entreprise doit soudainement gérer plus du double de son nombre habituel d'échanges par jour, le processus P2P est très inefficace. Dans ce cas, une seule erreur de saisie manuelle ou un courriel manqué pourrait entraîner des étagères vides pendant une période anormalement longue.
Pour les entreprises qui ont automatisé leur Supply Chain, tous les échanges de documents se font électroniquement et instantanément par le biais d'une plateforme centrale en ligne.
Pour les supermarchés, cela signifie que dès qu'ils soumettent un nouveau bon de commande, celui-ci est immédiatement reçu et traité par le fournisseur ou le centre de distribution approprié. L'entrepôt peut alors scanner chaque article pour le faire correspondre au bon de commande original afin de s'assurer de l'exactitude de la commande et soumettre un préavis d’expédition (ASN) une fois la commande expédiée. Une fois la commande reçue, une facture est générée et envoyée pour paiement à la date d'échéance.
Grâce à l'efficacité de ce processus, les supermarchés sont en mesure de passer, de recevoir et de payer des commandes très rapidement pour s'assurer qu'ils répondent à la demande des consommateurs, et ce en temps réel. Sans l'EDI et l'automatisation des factures, il est fort probable que les nouvelles habitudes d'achat de ces dernières semaines auraient entraîné une pénurie mondiale de certains produits alimentaires et sanitaires. Grâce à l'automatisation de la Supply Chain, cela n’est pas le cas : vous pouvez encore effectuer vos réserves de papier toilette.
Cet article a été écrit par Courtney Yocabet, global marketing specialist, et traduit par l'équipe française
