EDI et e-Facturation B2B et B2G

Votre entreprise est-elle prête à échanger des factures électroniques avec le secteur public ?

Votre entreprise est-elle prête à échanger des factures électroniques avec le secteur Public ?

La solution «System & Supply Chain Integration» de la plateforme FLOW, développée par TIE Kinetix, permet de simplifier l’intégration de votre chaine logistique et de vos systèmes informatiques, lors de transaction à destination des services gouvernementaux Français et Européens

En Europe, le secteur public a mis en place de nouveaux processus d’approvisionnement et d’achat, notamment pour l’échange 100% électronique de documents commerciaux, tels que commandes, avis d’expéditions, et factures. Ces changements ont, bien sûr, un impact sur vos processus internes.

Des dates de mise en application ont été définies pour chaque pays, et chaque société devra respecter ces dispositions légales dès 2017.

Découvrez comment ces nouvelles règles administratives impactent vos activités.

Qu’est-ce que PEPPOL et les points d’accès PEPPOL?

Qu’est-ce que PEPPOL et les points d’accès PEPPOL?

PEPPOL permet aux organismes gouvernementaux et aux sociétés privées, d’échanger des documents commerciaux au moyen d’un réseau Européen interopérable. En termes simples, il s’agit d’un réseau standardisé pour transférer de manière digitale des documents de type commandes, factures, bordereaux de livraison, etc… PEPPOL est défini comme étant ouvert et interopérable, et orienté vers des processus d’achats et de facturation standardisés. Il ne s’agit pas d’un système d’approvisionnement. Il permet seulement de connecter entre elles des organisations via des processus et des réseaux normalisés, afin qu’elles puissent commercer ensemble électroniquement. Ces organisations peuvent être des structures publiques importantes, des fournisseurs de services tels que TIE Kinetix ou même des sociétés privées importantes.

PEPPOL permet l’accès à son réseau, à travers des points d’accès accrédités. TIE Kinetix est un fournisseur de point d’accès accrédité par PEPPOL et, à ce titre, peut accéder à tous les partenaires connectés aux différents points d’accès PEPPOL. Du fait que les connections entre points d’accès PEPPOL sont de type multilatérales, une seule connexion à PEPPOL est requise.

En tant que fournisseur de PEPPOL "Access Point" certifié , TIE Kinetix peut fournir à votre société tous les services nécessaires, afin de vous permettre d’être prêt pour l’e-facturation dans les délais requis.

Que sont l’UBL et une facture 100% électronique ?

Que sont l’UBL et une facture 100% électronique ?

Désormais, avec les directives de la commission Européenne, l’e-facturation va croître de façon significative au sein de l’Europe et va ainsi influencer notre façon de commercer sur un plan global.

La commission Européenne demande que votre société émette des factures électroniques vers toutes les institutions gouvernementales ainsi que vos autres partenaires commerciaux. Ces e-factures peuvent être traitées de façon complètement électronique, sans intervention humaine, afin d’améliorer la productivité, la rapidité de traitement, et minimiser le risque d’erreurs. Celles-ci sont généralement produites aux formats Edifact (ASCII) ou UBL (XML).

Afin de pouvoir les produire directement à partir de votre ERP (Enterprise Resource Planning) ou de votre gestion financière, ces systèmes doivent évoluer. Voulez-vous savoir comment produire ces e-factures sans apporter de changements à votre informatique, et être prêts à émettre les documents attendus au bon format, que ce soit Edifact ou UBL ?

L’archivage électronique de toutes vos factures entrantes et sortantes, tout en respectant les derniers standards Européens.

L’archivage électronique de toutes vos factures entrants et sortantes, tout en respectant les derniers standards Européens.

Les services fiscaux locaux n’ont jamais autant contrôlé les modalités et la gestion des factures, et ceci aujourd’hui revient à une augmentation des responsabilités des services financiers des entreprises.

Avec la forte croissance mondiale de l’e-facturation, la façon de documenter et stocker tous ces documents en respectant toutes les dispositions légales est devenu un réel défi pour votre société.

L'e-facturation et l'e-archivage peuvent permettre de réaliser des économies conséquentes, mais la complexité des règles et normes à suivre peut rapidement devenir un problème. Les directions informatiques, financières, et logistiques doivent mettre en place des plannings structurés afin de réduire les coûts associés et avoir un meilleur contrôle des processus de facturation et d’archivage.

Aujourd’hui, vous pouvez commencer à optimiser vos processus en archivant électroniquement vos factures et documents grâce à nos solutions d’e-archivage. 

Comment favoriser l’adoption par vos fournisseurs ?

Comment favoriser l’adoption par vos fournisseurs ?

Quelles sont les méthodes et les étapes qui vont favoriser l’adoption de l’e-facturation par vos fournisseurs ?

1. Imposer l’e-facturation à vos fournisseurs partout où c’est possible
La plupart des organisations laissent le choix à leurs fournisseurs de basculer vers l’e-facturation s’ils le souhaitent. Même si cela semble courtois, ce n’est pas le bon choix. Leur demander  des e-factures est un moyen aisé de favoriser l’adoption. Assurez-vous qu’il est clair pour eux que vous souhaitez commercer avec eux dans ces conditions. Cependant, laissez-leur le temps de se mettre en conformité avec votre demande. 

2. Choisissez une solution connectée à des normes d’e-facturation standardisées.
Beaucoup de sociétés choisissent une solution d’e-facturation basée sur les mauvais critères; par exemple, le prestataire d’ERP dispose déjà d’une solution analogue. Comme il est peu probable que tous vos fournisseurs disposent de la même solution d’e-facturation, vous devez en choisir une qui est connectée de la façon la plus large possible aux principaux standards d’e-facturation. En choisir une de ce type permet à vos fournisseurs d’envoyer leurs factures électroniques sans être spécifique et ne nécessite pas l’emploi de logiciels différents en fonction des donneurs d’ordres.

3. Eliminez les oppositions, en montrant à vos fournisseurs les bénéfices qu’ils peuvent en tirer.
Eduquez, formez, et motivez vos fournisseurs, montrez-leur, comment cela fonctionne et quels en sont les bénéfices. Démontrez ceux-ci, et expliquez-leur que votre solution offre bien plus qu’une solution « de base » comme, par exemple, la gestion des en-cours et les possibilités de remises dynamiques.

4. N’oubliez jamais votre “longue traîne”
Beaucoup de sociétés se focalisent sur l’adoption de l'e-facturation par leurs plus gros fournisseurs, qui représentent 20% des factures émises, et espèrent que les 80% restants vont suivre automatiquement. Ceci est illusoire. Vous devez satisfaire aux besoins de vos petits fournisseurs aussi. Ceux-ci sont souvent déterminants dans la mise en place de votre système d'e-facturation. Ce n’est seulement que lorsque tous vos fournisseurs vous enverront des factures électroniques que vous récolterez tous les bénéfices et toute l’efficacité de la solution, car vous serez alors capables d’automatiser intégralement votre processus de facturation.  

Rentokil a automatisé ses processus pour s’adapter aisément aux différents standards

Rentokil Initial

L’échange de documents est un défi auquel beaucoup de sociétés doivent faire face quotidiennement. L’automatisation peut aider à supprimer les limitations et blocages qui perturbent  vos activités jour après jour, lors de l’échange de critiques en termes de délais, tels que des commandes, des factures, ou autres documents.

Martin Robinson, chef de projet Informatique globale chez Rentokil déclare: "Je dispose d’une équipe très limitée, et si je n’avais pas eu un excellent partenaire externe pour gérer cette demande, j’aurais dû ajouter une ou deux personnes supplémentaires à mon équipe pour mener à bien ce projet."

Regardez la vidéo, afin de savoir comment Rentokil est désormais capable d’échanger facilement des documents, de manière  complètement automatique au moyen d’une plateforme EDI centralisée.

"Success Story" E- facturation: Le gouvernement Norvégien

Success Story of e-Invoicing: Norwegian Government

Un point important à prendre en compte est que demander au secteur public de mettre en place des systèmes afin d'être capable de recevoir élecroniquement les factures n’est pas suffisant pour faciliter l’adoption du marché.

Le gouvernement Norvégien a tout fait pour que l'e-facture devienne un succès. Après des débuts lents en 2011, le volume des transactions après que le gouvernement ait demandé à ses fournisseurs de transmettre des factures électroniques a rapidement augmenté puisque fin 2013, 2,7 millions de factures ont été transmises. Les mois suivants, une croissance des volumes de 20 à 30 % a été constatée chaque mois.

Le point clé de cette croissance a été que de plus en plus d’acteurs publics ont demandé à leurs fournisseurs de transmettre des factures électroniques lors de la signature de nouveaux contrats; ceci a développé la maturité du marché, tant en termes de prestataires que de fournisseurs connectés.

La Norvège a imposé la standardisation et l’interopérabilité, en rendant obligatoire l’utilisation d’un format appelé EHF (Elektronisk handelsformat – Format électronique compatible avec la norme CEN BII et PEPPOL BIS) et recommandé l’utilisation de l’infrastructure PEPPOL pour transférer les documents échangés.

Si vous voulez en savoir plus, pour être prêts en respectant les standards du marché Français, contactez-nous dès aujourd’hui !

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À vous de jouer. Vous ne voulez pas rater ça.

Peu importe si vous êtes juste en train de naviguer ou si vous avez déjà une bonne idée de ce que vous recherchez, on peut en parler. On vous propose un point de vue unique que vous devrez prendre en considération avant votre décision finale. Promis, pas de vente forcée, juste une conversation confortable entre nous à propos de vos objectifs et de comment les atteindre.

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