Archivage Électronique

Archivage Électronique

L'archivage électronique désigne le fait d'archiver un document électronique dans un système sécurisé. L árchivage est sécurisé car les documents ne peuvent pas être modifiés, et ne peuvent être récupérés que par le propriétaire ou le destinataire du document. Ceci est imposé dans de nombreux pays. Ces normes s'appliquent à la fois au document commercial original (y compris EDIFACT) ainsi qu'au document "lisible".

L'archivage électronique vise à éliminer la nécessité de stocker des documents papier et permet aux utilisateurs d'archiver des données importantes en ligne via l'application E-Archiving, à laquelle on ne peut accéder qu'en utilisant des identifiants uniques.

Règlementations

E-Archiving & Audit Risk Compliance

La période pendant laquelle les documents doivent légalement être archivés varie d'un pays à l'autre. En France, par exemple, une facture électronique doit être archivée pendant 10 ans. Dans les pays qui ont mis en œuvre une législation sur l'archivage électronique, chaque entreprise est tenue par la loi d'archiver les documents spécifiques pour examen ultérieur par les services fiscaux. En outre, l'authenticité et l'intégrité des documents doivent être garanties, et une version lisible de chaque document doit être facilement accessible aux examinateurs.

La solution E-Archiving propose aux utilisateur un portail qui leur permet de se connecter facilement pour archiver et consulter les documents électroniques. Dans ce portail, tous les documents sont accessibles rapidement et à tout moment via un champ de recherche en fonction de données telles que l'expéditeur, le destinataire, le numéro du document, la date du document, etc...

Prise en charge de tous types et formats de documents

TIE Kinetix prend en charge une longue liste de types de documents électroniques ainsi que de formats internationaux, et s'engage pleinement en matière de sécurité. Lorsqu'un document passe par notre réseau, toutes les données pertinentes sont automatiquement extraites, traduites et expédiées vers le destinataire. Tous les documents sont stockés dans leur format d'origine, ainsi que dans une version lisible par l'utilisateur pour faciliter l'accès aux informations nécessaires. Nous garantissons systématiquement la qualité des données.

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