4. März 2022

Die altmodische Art, Dinge zu tun 

Unternehmen A, nennen wir es mal "Old School", erhält eine Rechnung in Papierform per  Post in den Briefkasten. Das Unternehmen möchte das Originaldokument in einem seiner vielen Aktenschränke aufbewahren, also macht es eine Kopie (oder fünf) und übergibt sie physisch an sein Kreditorenbuchhaltungsteam, damit einer von ihnen sie manuell in sein Buchhaltungssystem eingeben kann. Old School muss auch eine Kopie der Rechnung an die Zentrale schicken, also scannen sie eine der Papierkopien ein und schicken sie per E-Mail.  

Digitalisierung versus digital darstellen

Im obigen Beispiel erfolgt die Digitalisierung, indem Old School die Papierrechnung einscannt. Auf diese Weise wurde eine digitale Version eines physischen Dokuments erstellt. Mit anderen Worten: Sie haben es digitalisiert. 

Im obigen Beispiel gibt es keinen Fall von Digitalisierung. Worin besteht also der Unterschied genau?  

Früher, als Drucken, Scannen und Versenden die einzigen Optionen waren, um ein wichtiges Geschäftsdokument von A nach B zu bringen, war der Unterschied zwischen Digitalisierung und digital darstellen kein Thema - es gab keine Digitalisierung. Aber die Einführung eines globalen Standards für den elektronischen Dokumentenaustausch (EDI) in den 1980er Jahren - UN/EDIFACT - brachte die Digitalisierung auf die nächste Stufe, da sie den Bedarf an Papier vollständig beseitigte, indem sie physische Dokumente durch digitalisierte Dokumente ersetzte. TIE Kinetix war eines der allerersten Mitglieder des UN/EDIFACT-Komitees und erhielt sogar eine Auszeichnung zur Feier der 30-jährigen Mitgliedschaft.  

EDI hat sich im Laufe der Jahre enorm weiterentwickelt und trägt viele Namen, aber das allgemeine Prinzip ist dasselbe geblieben: der papierlose Dokumentenaustausch. Und aufgrund des großen Unterschieds zwischen einer digitalen Version eines Dokuments und einem digital nativen Dokument hatte die Geschäftswelt keine andere Wahl, als zu beginnen, zwischen den beiden zu unterscheiden. So wurde die Digitalisierung geboren.

Als Pionier in der Dienstleistungsbranche hat TIE Kinetix diese Veränderungen aus erster Hand miterlebt und schließt sich anderen Pionieren wie OpenPeppol, EESPA und der Business Payments Coalition (BPC) in ihren Bemühungen um eine papierlose Geschäftswelt an. Das Unternehmen setzt sich weiterhin für die Abschaffung von Papier in der Lieferkette ein und hat es sich  zur Aufgabe gemacht, Unternehmen jeder Größe beim Erreichen ihrer Digitalisierungsziele zu unterstützen.  

Die Cloud-native FLOW Partner Automation-Plattform von TIE Kinetix ermöglicht es Unternehmen , eine 100-prozentige Digitalisierung zu erreichen - eine Seltenheit in der heutigen überfüllten Landschaft der Dienstleister, von denen sich viele weiterhin auf die Digitalisierung mittels unzuverlässiger OCR-Techniken (Optical Character Recognition) konzentrieren, die auf Scans von Papiervorlagen (oder unstrukturierten digitalen Vorlagen) angewendet werden. Mit der ausschließlichen Annahme strukturierter, digital nativer Dokumente hat TIE Kinetix eine bewusste Entscheidung getroffen, nicht am ”Markt für digitales darstellen” teilzunehmen, und fordert (potenzielle) Kunden auf, sich ebenfalls von dieser Entscheidung zu lösen. Für ihr Unternehmen und  für die Umwelt ist es besser wenn sie sich mit der digitalen Transformation beschäftigen.

Warum es jetzt darauf ankommt 

EDI gibt es schon seit vielen Jahren, und damit auch die Digitalisierung. Dennoch war es noch nie so wichtig wie heute, den Unterschied zwischen Digitalisierung und digital darstellen zu verstehen.

In Anbetracht der enormen Rolle, die der Dokumentenaustausch in jedem Unternehmen spielt, und der Tatsache, dass die Verbesserung der Effizienz von Geschäftsprozessen auf der Agenda jedes Unternehmens immer weiter nach oben rückt, überrascht es nicht, dass Optimierungsinitiativen oft hier ansetzen. In Kombination mit der Zunahme gesetzlicher Verpflichtungen, wie z. B. der elektronischen Rechnungsstellung in Europa, sind viele Unternehmen auf der Suche nach einer Lösung. 

Bei der Bewertung potenzieller Lösungen ist ein klares Verständnis zwischen "digitalisieren" und "digital darstellen" von entscheidender Bedeutung - vor allem, wenn es darum geht, eine Initiative mit ebenso hoher Priorität anzugehen: das Engagement für die soziale Verantwortung von Unternehmen (CSR) zu demonstrieren. 

Es kann den Unterschied ausmachen 

Es kommt auf Folgendes an: Wollen Sie eine vorübergehende Lösung oder eine langfristige Lösung?  

Viele Lösungen aus dem Bereich “digital darstellen”   sind in der Regel in einer sehr kurzen Zeitspanne einsatzbereit, allerding s nicht auf langfrsitigkeit ausgelegt.   Wenn es darum geht, die Effizienz von Geschäftsprozessen wirklich zu optimieren, berührt das digital darstellen nur die Oberfläche. Es ist, als würde man einen Fehler auf einer Rechnung mit TIPP EX übermalen und den korrekten Betrag von Hand eintippen, anstatt das Problem an der Quelle zu beheben.  Wenn Sie sich also an die Bedeutung der Digitalisierung erinnern, beseitigt eine digital Darstellen- Lösung für den Dokumentenaustausch nicht das Papierproblem. Vielleicht ist das für den Moment in Ordnung, aber es besteht eine große Chance, dass es für die Zukunft nicht in Ordnung ist.  

Digital darstellen ist eine vorübergehende Lösung. Die Digitalisierung ist eine langfristige Lösung.

Der Unterschied zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation  

Da sich alle diese Begriffe und Phrasen so sehr ähneln, ist es leicht, den einen durch den anderen zu ersetzen. Hoffentlich werden Sie nach der Lektüre dieses Blogs nicht mehr "digital darstellen" anstelle von "Digitalisierung" verwenden, aber es bleibt eine Frage offen: Was ist der Unterschied zwischen Digitalisierung und digitaler Transformation? 

Das ist ganz einfach: Die Digitalisierung ermöglicht die digitale Transformation. Es geht darum, dass die Digitalisierung eine langfristige, nachhaltige Lösung ist und keine vorübergehende Lösung. Wenn Sie also bereit sind, sich auf den Weg der digitalen Transformation zu begeben, ist die Digitalisierung Ihres Geschäftsaustauschs ein guter Anfang - und TIE Kinetix kann Ihnen dabei helfen.  

Sehen Sie, was FLOW für Ihr Unternehmen tun kann.