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14 August 2020
OCR ≠ Elektronische Verarbeitung
Entgegen der allgemeinen Auffassung sind OCR und elektronische Verarbeitung bei weitem nicht ein und dasselbe. Wenn es um die Automatisierung der PDF-Verarbeitung geht, kann OCR eine schnelle Lösung bieten. Mit anderen Worten: OCR kann ein guter Ausgangspunkt sein, aber die Möglichkeiten sind eindeutig begrenzt - langfristig gesehen ist diese Lösung weder skalierbar noch genau! Die elektronische Verarbeitung hingegen ist eine praktikable Lösung für Unternehmen, die PDF-Bestellungen, Rechnungen und mehr in verschiedene elektronische Formate übersetzen müssen, aber noch nicht bereit sind, auf eine vollständige EDI-Lösung umzusteigen.
Lesen Sie weiter und erhalten Sie eine kurze Einführung in OCR und eine hilfreiche Enthüllung von 3 gängigen Mythen:
Was ist OCR?
Die OCR-Technologie, kurz für Optical Character Recognition (optische Zeichenerkennung), wird verwendet, um Textzeichen in gescannten Papierbildern oder PDF-Dateien zu erkennen und sie in durchsuchbare und lesbare Daten umzuwandeln.
Einige Mythen haben dazu geführt, dass OCR in Unternehmen, die ihre Buchhaltungsprozesse automatisieren und die Notwendigkeit einer manuellen Verarbeitung eliminieren wollen, weit verbreitet ist. Der Grund dafür ist, dass OCR mit einer vollautomatischen elektronischen Verarbeitungslösung vergleichbar ist, aber in Wirklichkeit nur als ein erster Schritt betrachtet werden kann.
Mythos Nr. 1: OCR schafft menschliches Eingreifen ab und setzt Ressourcen frei
Aufklärung: Die meisten OCR-Lösungen funktionieren gut mit vertrauten Dokumenten und unkomplizierter Formatierung, erfordern aber immer eine manuelle Validierung um die Genauigkeit zu gewährleisten. Unklare Texte, schlechte Bildqualität, unbekannte Schriftarten und Layouts können zu Lesbarkeitsproblemen führen. Dadurch entstehen Fehler, die manuell bearbeitet und korrigiert werden müssen.
Für jede Bestellung oder Rechnung, die mit einem neuen Format kommt, und für jede Änderung, die innerhalb des PDF-Layouts vorgenommen wird (neue Vorlage, neue Schriftart usw.), ist eine manuelle Eingabe erforderlich, um OCR zu erlernen oder die Anpassungen zu erkennen. Wenn Sie z. B. das Adressfeld einer PDF-Datei von der Kopfzeilenebene auf die Zeilenebene verschieben, muss die OCR trainiert werden, um dies für eine korrekte Verarbeitung zu erkennen.
OCR vs. elektronische Verarbeitung: OCR allein macht die manuelle Verarbeitung nicht vollständig überflüssig. Im Gegenteil, eine echte elektronische Verarbeitungslösung macht ein menschliches Eingreifen überflüssig und gibt den Teammitgliedern die Zeit, die sie brauchen, um sich auf wichtigere Aufgaben zu konzentrieren.
Mythos Nr. 2: OCR und elektronische Verarbeitung sind gleichermaßen präzise
Aufklärung: Während die meisten OCR-Lösungen gut mit vertrauten Dokumenten und unkomplizierter Formatierung funktionieren, erfordert OCR immer eine manuelle Validierung, um die Genauigkeit zu gewährleisten. Unklare Texte, schlechte Bildqualität und unbekannte Schriftarten und Layouts können zu Lesbarkeitsproblemen führen. Dadurch entstehen Fehler, die manuell bearbeitet und korrigiert werden müssen.
OCR vs. Elektronische Verarbeitung: Im Gegensatz zur OCR, die auf der Dateninterpretation basiert, werden bei der elektronischen Verarbeitung die Originaldaten extrahiert und sind daher zu 100% genau.
Mythos Nr. 3: OCR ist kostengünstig
Aufklärung: Auf den ersten Blick scheinen OCR-Lösungen eine geringere Investition zu sein als vollautomatische Lösungen, allerdings gibt es eine Menge versteckter Kosten, die zu berücksichtigen sind. Mit anderen Worten: Je genauer die OCR sein soll, desto mehr müssen Sie in sie investieren! Lesbarkeitsfehler führen oft zu umfangreichen Bearbeitungs- und Validierungsarbeiten, die von einem Menschen durchgeführt werden müssen. Abhängig von der Menge der Fehler kann dies zu massiven Kosten führen, die von erstmaligen OCR-Anwendern oft unterschätzt werden.
OCR vs. Elektronische Verarbeitung: OCR ist nicht immer kosteneffektiv. Alles in allem erfordert eine vollautomatische elektronische Verarbeitungslösung im Vergleich zu herkömmlichen EDI-Lösungen eine geringe Investition. Wenn Ihr Unternehmen noch nicht bereit ist, auf eine vollständige EDI-Lösung umzustellen, ist die elektronische Verarbeitung möglicherweise die beste Lösung.
