E-Archivierung & Audit-Risikoeinhaltung

E-Archivierung & Audit-Risikoeinhaltung

E-Archivierung ist die Speicherung von Dokumenten in einem gesicherten System. Die Speicherung ist insofern sicher, als Dokumente nicht geändert werden können und nur vom Eigentümer oder Empfänger des Dokuments abgerufen werden können. Dies ist in vielen Ländern gesetzlich vorgeschrieben. Diese Regeln gelten sowohl für das ursprüngliche Geschäftsdokument (einschließlich EDIFACT) als auch für das "lesbare" Dokument.

E-Archivierung zielt darauf ab, die Speicherung von Papierdokumenten überflüssig zu machen und ermöglicht es den Benutzern, wichtige Informationen online über die E-Archivierungsanwendung zu speichern, auf die unter Verwendung eindeutiger Zugangsdaten zugegriffen werden kann.

Rechtliche Bestimmungen

E-Archivierung & Audit-Risikoeinhaltung

Der Zeitraum, in dem Dokumente gesetzlich zur Archivierung verpflichtet sind, variiert von Land zu Land. In den Ländern, die die Gesetzgebung zur E-Archivierung umgesetzt haben, ist jedes Unternehmen gesetzlich verpflichtet, die angegebenen Finanzdokumente zur späteren Überprüfung durch die Steuerabteilungen zu archivieren. Zusätzlich müssen die Authentizität und die Integrität der Dokumente gewährleistet sein, und eine lesbare Version jedes Dokuments muss für die Prüfer leicht zugänglich sein. Mit anderen Worten: Elektronische Rechnungen sollten sorgfältig behandelt werden.

E-Archiving verfügt über ein Portal, das es den Benutzern ermöglicht, sich mit einem eindeutigen Benutzernamen und Passwort anzumelden. In diesem Portal können alle Dokumente jederzeit auf der Grundlage relevanter Informationen wie Absender, Empfänger, Dokumentnummer, Dokumentdatum usw. gefunden und abgerufen werden.

Alle unterstützten Dokumenttypen und Normen

TIE Kinetix unterstützt eine  große Anzahl von elektronischen Dokumententypen und internationalen Standardformaten und hat sich selbstverständlich verpflichtet die geltenden Sicherheitsstandards zu erfüllen. Wenn ein Dokument unser Netzwerk durchläuft, werden alle relevanten Daten automatisch extrahiert, in das richtige Format übersetzt und an seinen Bestimmungsort versandt.  Um den Zugang zu erleichtern, werden alle Dokumente in ihrem Originalformat sowie in einer für den Menschen lesbaren Version gespeichert. Die Datenqualität ist stets gewährleistet. 

Erfahren Sie alles über E-Archivierung & Audit-Risikoeinhaltung

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